So sieht erfolgreiches Materialgruppen-Management in der mittelständischen Praxis aus

veröffentlicht am 05.04.2007 unter Einkauf

Oder: Wie ein Pressen-Hersteller seine konstruktions- und kleinserienbedingten Einkaufsprobleme löste

Der Einkaufsmanager lieferte dazu folgendes Praxisbeispiel:

Ein mittelständischer Maschinenbauer in Ostwestfalen stellt Pressen unterschiedlicher Auslegung in kleinen Serien her. Bis hin zu Schrauben und Klemmhebeln ist jede Presse ein Individualprodukt.

Pressen in 3 Größen bedeuten 3 verschiedene Elektromotoren. Die mittlere Größe wird in den größten Stückzahlen produziert, kleine und große Pressen werden in kleineren Serien gefertigt.

Der Einkauf hat in Preisverhandlungen das Problem, immer nur über kleine Stückzahlen zu verhandeln, und muss entsprechend hohe Einkaufspreise akzeptieren. Auch Rahmenverträge mit Abrufen sind nur schwer realisierbar, weil keiner weiß, welche Pressen als Nächstes gebaut werden. Selbst Konsignationslager sind wegen der Teilevielfalt kaum realisierbar.

So hat das Unternehmen dieses Problem gelöst:

Mittlerweile beschränkt sich der Hersteller auf 2 Motorentypen. Die kleine Presse wird etwas übermotorisiert. Der Effekt ist, dass der Einkaufspreis für den mittleren Elektromotor günstiger ist und auch unter dem Preis des bisherigen kleinen Elektromotors liegt. Somit konnte für beide Pressentypen ein Kostenvorteil erreicht werden. Außerdem konnte eine größere Planungsfreiheit im Einkauf erreicht werden und ein Rahmenvertrag mit Abruflosen vereinbart werden.

Weniger Bestellungen bedeuten auch eine Senkung der Prozesskosten. Außerdem wurden die Normteile für alle 3 Typen vereinheitlicht, was ebenfalls positive Effekte für Einkaufspreise und Einkaufskosten mit sich brachte.

Die 5 Hauptaufgaben des strategischen Einkaufswerkzeugs Materialgruppenmanagement (MGM) sind:

Koordination aller Beschaffungsvorgänge;
ständige Optimierung der Kommunikation zwischen Material- und Lieferantendaten;
Koordination der Bestände und des Materialflusses;
Analyse der für die Materialgruppen wichtigen Beschaffungsmärkte;
Analyse und Gestaltung der Beschaffungsprozesse für die Materialgruppen.

Das Konzept zielt auf hohe Einsparpotenziale aus dem Beschaffungsmarkt und die Senkung der Prozesskosten der Beschaffung. Die Zusammenarbeit von Einkauf, Konstruktion und Entwicklung, Fertigung, Qualitätsmanagement, Vertrieb, Marketing sowie anderen betrieblichen Bereichen ist Grundlage für die Einführung von MGM.

Einkaufsmanager-Tipp: MGM ist keineswegs nur ein Konzept für Großunternehmen. Auch in kleineren und mittleren Unternehmen mit verschiedenen Produkten treten immer wieder Varianten auf. Durch Standardisierung, Vereinheitlichung, Bedarfsbündelung und Vereinfachung der Beschaffungsprozesse können hier positive Effekte erzielt werden.

Erster Schritt: Materialgruppen vereinheitlichen

Materialgruppenmanagement heißt, unternehmensinterne Standards zu setzen und unnötige Produktvielfalt einzudämmen. Häufig setzen Sie Teile ein oder kaufen Materialien, die nur in Nuancen voneinander abweichen, ansonsten aber gleiche oder ähnliche Funktion haben.

Dies kann beispielsweise auf Festlegungen basieren, die in der Phase der Produktentwicklung getroffen wurden. Es kann aber auch „historische“ Ursachen haben oder in Wünschen Ihres jeweiligen Lieferanten begründet sein.

Alle Bedarfe innerhalb eines Unternehmens werden analysiert und gleichartige Teile zu Materialgruppen zusammengefasst. So wird verhindert, dass gleiche Bedarfe unter verschiedenen Namen oder von unterschiedlichen Stellen unter verschiedenen Artikelnummern geführt werden.

Der zweite Schritt ist, unterschiedliche Bezeichnungen zu vereinheitlichen. Das ist Aufgabe des Materialgruppenteams. Sind die Materialgruppenschlüssel vereinheitlicht, wird ein Pilotprojekt initiiert, um erste Einkaufsvorteile zu realisieren. Sinnvoll ist, im Vorfeld eine ABC-Analyse durchzuführen und ein Portfolio zu erstellen. Damit können Sie die Produkte identifizieren, bei denen Sie die größten Erfolge erzielen.

Die Vorteile des MGM

Strategisch bedeutet MGM zunächst einmal eine Investition in die Zukunft. Strategisch bedeutet hier, dass Sie sich neue Potenziale (neue Chancen) erschließen. Strategische Ziele sind in diesem Sinne: