Logistikkosten: Beim Einkauf sparen - mit der Gestehungskostenanalyse

Sind Sie auch zumindest teilweise für den Einkauf von Produktionsmaterialien verantwortlich? Das ist in vielen Unternehmen beispielsweise für permanent verbrauchte Teile und Rohmaterialien der Fall. Dann sollten Sie sich einmal Gedanken darüber machen, wie Ihre Lieferanten ihre Preise berechnen.

Das lohnt sich auch, wenn der Anteil solcher Einkäufe bei Ihnen eher gering ist. Fragen Sie sich dann, wie beispielsweise Ihre Verpackungsmaterial-Lieferanten ihre Preise kalkulieren, denn auch hier sind die Rohstoff- oder auch die Energiepreise in der letzten Zeit deutlich gefallen. Wenn Sie nun aber weiterhin den - eventuell vor Jahren - ausgehandelten Preis zahlen, dann zahlen Sie mit ziemlicher Sicherheit zu viel.

Leider werden Ihre Lieferanten Ihnen kaum freiwillig erzählen, wo sie in der letzten Zeit Sparpotenzial aufgemacht haben und so preiswerter herstellen können, sondern die Ersparnisse lieber selbst in die Tasche stecken. Darüber hinaus wissen Sie zunächst auch gar nicht, wie ein Lieferant seine Kostenrechnung handhabt. Hier gibt es nämlich verschiedene Rechenmodelle.

Fragen Sie Ihren Lieferanten nach der Berechnungsmethode
Bei dieser Frage werden Sie zunächst sicherlich auf Granit beißen, wenn Sie einfach anrufen und Ihren Wunsch äußern, da viele Ihrer Geschäftspartner eine solche direkte Frage als pure Schnüffelei betrachten werden. Deshalb sollten Sie solche Fragen

1. etwas geschickter verpacken und
2. nicht gleich Ihren wichtigsten Lieferanten angehen, sondern zunächst Erfahrungen mit weniger wichtigen Partnern sammeln.

Suchen Sie sich zunächst also erst einmal Lieferanten aus, die notfalls austauschbar sind und zur Klasse der Bund C-Lieferanten zählen.

Dann gilt es, diesen Partnern klarzumachen, warum Sie genauer in ihre Kalkulation hineinschauen wollen. Tun Sie das besser immer schriftlich. In diesem Anschreiben sollten Sie möglichst detailliert die Argumente für Ihren Wunsch aufzählen. Hierbei können Sie folgende Punkte aufführen:

• Zunehmend schwierigere Marktsituation, die Sie zum Kosten sparenden Arbeiten zwingt.
• Erwähnen Sie, dass Sie Ihre Bestellmengen nur halten können, wenn Sie Ihre Produkte zu marktgerechten Preisen anbieten können.
• Gehen Sie darauf ein, dass in der letzten Zeit die Kosten für Rohstoffe, Energie und natürlich auch Transporte erheblich gefallen sind.
• Oft kann auch der Versuch, den Lieferanten zu wechseln, die Bereitschaft des ursprünglichen Versorgers genauso wie die des Neukandidaten erheblich steigern, seine Preiskalkulation zumindest teilweise offenzulegen.
• Zeigen Sie in Ihrem Schreiben auch auf, was Ihr Unternehmen bereits an internen Optimierungen und Kostensparmaßnahmen ergriffen hat.

Tipp:
Erarbeiten Sie sich für dieses Schreiben ein Grundgerüst, das Sie je nach Lieferant variieren können. Liefert Ihnen beispielsweise ein Hersteller Normteile wie Schrauben, so zeigen Sie auf, wie stark der Rohstoffund Energiepreis in der letzten Zeit gefallen ist.

Diese Gestehungskostenberechnungen sind üblich
Nach einigem Hin und Her - hier sollten Sie immer mit dem nötigen Nachdruck arbeiten, indem Sie sanft penetrant sind - werden Sie einen zumindest oberflächlichen Einblick in die Kalkulation bekommen. Dabei werden Ihnen, mit leichten Variationen, 5 verschiedene Modelle begegnen:

1. die einfache Divisionskalkulation
2. die mehrstufige Divisionskalkulation
3. die Zuschlagskalkulation
4. die Deckungsbeitragskalkulation
5. die Handelsspannenkalkulation

1. Die einfache Divisionskalkulation

Dies ist das einfachste Verfahren, mit dem sich die Gesamtkosten eines Betriebs auf die einzelnen Waren oder Aufträge verteilen lassen. Die Formel hierzu lautet:

Auftragskosten = Gesamtkosten der Periode : Anzahl der Aufträge

Diese Art der Kostenkalkulation wird häufig verwendet, wenn ein Lieferant Massenprodukte wie Schrauben oder genormte Kartonagen herstellt und die Fertigungstiefe recht gering ist.

2. Die mehrstufige Divisionskalkulation

Sie stellt eine Verfeinerung der oben genannten Kalkulationsmethode dar. Hier werden allerdings verschiedene Kosten, wie beispielsweise der Materialeinsatz, eventuelle Fremdleistungen und spezielle Verfahren, nicht gesondert berechnet. Wohl aber tauchen bei dieser Methode die Verwaltungs- und Versandkosten mit auf:

Einstandskosten
+
Fertigungskosten Halbfabrikate : Menge Halbfabrikate
+
Kosten Veredelung : Menge Veredelung
+
Kosten Endmontage : Menge
+
Verwaltungs- und Vertriebskosten : gelieferte Menge
=
Angebotspreis

Tipp:
Diese Kalkulationsart vermittelt den Eindruck, schon einen genauen Einblick zu geben. Doch Vorsicht: Je größer die Fertigungstiefe und Vielfalt des Lieferanten ist, um so weniger können Sie beurteilen, wie sich die Kostenblöcke zusammensetzen.

3. Die Zuschlagskalkulation

Noch weiter geht diese Methode. Sie verteilt alle Kosten auf einzelne Leistungen beziehungsweise einzelne Waren. Hierbei können die so genannten Gemeinkosten entweder in einem Block verrechnet oder explizit den einzelnen Warengruppen sauber zugeordnet werden.

Die Formel für die differenzierte Zuschlagskalkulation sieht so aus:

Materialkosten = Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten

Fertigungskosten = Fertigungseinzelkosten + Fertigungsgemeinkosten + Sondereinzelfertigungskosten (z. B. Sondermaschineneinsatz o. Ä.)

Herstellungskosten = Materialkosten + Fertigungskosten

Vertriebskosten = Entwicklungskosten + Verwaltungsgemeinkosten + Vertriebseinzelkosten
+ Vertriebsgemeinkosten

In der Summe ergibt dies:
Selbstkosten = Herstellungskosten + Vertriebskosten

Wie Sie sehen, können Sie hier schon recht gut beurteilen, wie sich die Kalkulation für eine Ware zusammensetzt.

Tipp:
Allerdings wird die Verteilung der Gemeinkosten in den meisten Unternehmen oft willkürlich gestaltet.

4. Die Deckungsbeitragskalkulation

Das ist eigentlich eine zunächst recht einfache Berechnungsmethode:

Angebotspreis = Anfragemenge x variable Stückkosten + Gesamtkosten : Materialgemeinkosten

Gleichzeitig ist sie aber diejenige, die Ihnen die meisten Vorteile bietet:

• Wenn ein Lieferant nach dieser Methode kalkuliert, kann er Ihnen recht leicht Sonderkonditionen einräumen.
• Sie können tiefer in die Kalkulation blicken.

5. Die Handelsspannenkalkulation

Das ist eine einfache Kalkulation, die nur den Einstandspreis und einen Kalkulationsaufschlag berücksichtigt:

Verkaufspreis = Einstandspreis + Kalkulationsaufschlag

Da der Aufschlag willkürlich ist, hilft Ihnen diese Methode nicht weiter. Fordern Sie deshalb immer eine differenzierte Aufschlüsselung ein.