Mit diesen 3 Tricks eliminieren Sie Ihren größten Produktivitätskiller

Haben Sie sich selbst schon einmal bei der Arbeit genau beobachtet? Wenn ja, dann wird Ihnen sicher auch schon aufgefallen sein, dass Sie gedacht haben: Ich habe keine Zeit! Und genau hier liegt oft „der Hase im Pfeffer“. Denn dieser Gedanke führt fast zwangsläufig dazu, dass Sie sich intensiv mit ebendiesem beschäftigen, was schließlich dazu führt, dass Sie sich noch intensiver damit befassen und in der Folge noch weniger Zeit haben. Sie sehen, diese Gedankengänge führen quasi in eine Art Endlosschleife - mit dem Erfolg, dass Sie schließlich wirklich keine Zeit mehr haben. In der Fachsprache der Soziologie nennt man das eine „Selffulfilling Prophecy“ - also eine sich selbst erfüllende Prophezeiung.

Störungen sind der größte Produktivitätskiller

Doch wie kommt es zu dieser manchmal fatalen Entwicklung? Es sind die Unterbrechungen und Störungen, die uns alle davon abhalten, begonnene Aufgaben und Arbeiten zügig und konzentriert zu erledigen - der Arbeitsfluss wird immer wieder unterbrochen. Auf die Logistik bezogen, würde dieser Mechanismus zu einer massiv gestörten Materialflusskette führen und der ganze Betrieb in sich zusammenbrechen. Wenn Sie sich genauer beobachten, werden Sie auch bei sich feststellen, dass dieser Mechanismus der unerwünschten Störungen Sie immer wieder bei Ihrer Arbeit unterbricht und die notwendige Konzentration nachhaltig stört. Einmal ist es das klingelnde Telefon, dann kommt der Kollege aufgeregt ins Büro gestürmt, und schließlich kommt noch die anscheinend „wichtige“ E-Mail, die Sie natürlich gleich öffnen, um dann verärgert festzustellen, dass der Inhalt eben doch noch hätte warten können ...

Jede dieser Unterbrechungen reißt Sie gnadenlos aus Ihrer Konzentration, wobei Ihre Leistung jedes Mal auf den Nullpunkt gedrückt wird. Wieder und wieder fangen Sie also von vorn an, um gleich wieder gestört zu werden. Wenn die Leistung Ihrer Logistikkette grafisch im Zeitverlauf genauso wie ein Sägezahn aussehen würde, wären Sie Ihren Job sicher ganz schnell los. Um hier gegenzusteuern, müssen Sie genauso wie in der Materialflusskette die Störfaktoren erkennen und ausschalten. Was Sie also brauchen, ist Ruhe, um die wichtigen Aufgaben konzentriert erledigen zu können.

Nun können Sie sich sicherlich nicht den ganzen Tag in Ihr Büro einschließen, denn Ihre Erreichbarkeit für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Aufgaben. Aus diesem Zeit-Dilemma kommen Sie also so nicht heraus. Doch bei genauerer Betrachtung sind es oft nicht die Unterbrechungen an sich, die unsere Konzentration stören. Vielmehr ist es unser Ärger darüber! Deshalb sollten Sie sich als erste Regel des Selbstmanagements zu Herzen nehmen: 

• Unterbrechungen sind kein Störfaktor, sondern willkommen! Sie sind Teil unseres Jobs und kein Grund, sich zu ärgern.

Auch der 2. Faktor für Produktivitätseinbrüche hat mit Ärger zu tun. Es ist der Ärger, wenn Sie das Gefühl haben, nicht alle Aufgaben am Ende Ihres Arbeitstags erledigt zu haben. Das Schlimme daran ist, dass dieser Ärger sich über den Tag langsam immer stärker aufbaut, je mehr Sie gegen die Zeit arbeiten. Und am nächsten Tag versuchen Sie dann, die liegen gebliebenen Dinge zusätzlich zu erledigen - mit dem Erfolg, dass Sie zu den Aufgaben, die eigentlich anstehen, nicht kommen. Da kommt Regel 2 ins Spiel:

• Es bleibt immer Arbeit liegen, Sie können nicht alles schaffen! Denn auch bei Ihnen ist die Kapazität endlich - genau wie bei einer Logistikanlage gibt es Durchsatzgrenzen, die sich nicht überschreiten lassen.

Diese Erkenntnis war übrigens schon Gegenstand wissenschaftlicher Forschungen. Sie hat bereits Ende des vorletzten Jahrhunderts den Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Wilfried Fritz Pareto bei der Untersuchung der Verteilung des Volksvermögens in Italien zur Erkenntnis geführt, dass 20 % der Familien etwa 80 % des Vermögens besitzen. Er empfahl den Bankiers damals, sich genau um diese Reichen zu kümmern, dann würden sie immer gute Geschäfte machen. Diese 20:80- Regel lässt sich in vielen Bereichen wiederfinden, weshalb das so genannte Pareto- Prinzip gern angewendet wird und bis heute auch nichts von seiner Gültigkeit verloren hat.

Für Sie bedeutet das Pareto-Prinzip, dass Sie bereits mit den ersten 20 % Ihrer Arbeitsleistung rund 80 % Ihrer Aufgaben erledigt haben. Fatalerweise brauchen Sie aber für die restlichen 20 % der Aufgaben 80 % Ihrer Arbeitsleistung. Wenn Sie nun der Meinung sind, man könnte nach Pareto also immer alle Aufgaben erledigen, irren Sie sich leider gewaltig. Denn es gilt nur, wenn alle Elemente eines Systems vollkommen unabhängig voneinander sind. Vielmehr kann man hier die Regel so modifizieren: 

• Mit 100 % Arbeitsleistung erledigen Sie 80 % der Aufgaben. 
• Für die verbleibenden 20 % benötigen Sie wiederum 100 % Arbeitsleistung - Sie werden jedoch wiede - rum 20 % nicht erledigen können.

Sie sehen: Es bleibt also immer Arbeit liegen. Worauf es ankommt, ist, herauszuarbeiten, welche Aufgaben die wirklich wichtigen sind, und diese konsequent zu erledigen.