Runter mit den Fixkosten

• zu 50 % Material,
• zu 25 % Personal,
• zu 25 % Steuern und sonstige Kosten.

Das Kreuz mit den Fixkosten ist ihr Charakter. Sie sind überwiegend Gemeinkosten und somit den Kostenträgern meist nicht verursachergerecht zuzuordnen. Die Sachkosten besonders berücksichtigt dabei noch die Unterteilung in:

1. Personalkosten
2. Büroeinrichtung und -bedarf
3. Kommunikation (Telefon, Postgebühren)
4. Reisekosten (sofern keine Vertriebskosten)
5. Prüfungskosten
6. Aufsichtsratsgehälter
7. Verbandsbeiträge
8. Beleuchtung und Heizung
9. Miete und Pacht

Relevant für die Beschaffung sind im Grunde nur die Posten 1 bis 4, da der Einkauf z. B. auf die Höhe der Miete oder der Verbandsbeiträge kaum Einfluss haben dürfte.

Personalkosten
Laut Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) betrug das jährliche Grundgehalt eines Einkäufers im vergangenen Jahr 65.349 € (rund 1 % weniger als 2008). Der Gedanke, weiter an der Gehaltsschraube zu drehen, um Verwaltungskosten zu sparen, ist zwar naheliegend, hat aber auch seine Tücken. Gute Leute kosten nun einmal gutes Geld.

Weit größere Einsparpotenziale erzielen Sie, wenn Sie diese guten Leute dort einsetzen, wo sie für Abteilung und Unternehmen den größten Gewinn erwirtschaften, etwa in der Planung oder im strategischen Einkauf - und nicht zur Beschaffung geringwertiger Stoffe (C-Teile).

Bürobedarf
Das Gleiche gilt für die Beschaffung von Büromaterialien. Der Einkauf von Bleistiften und Kopierpapier ist Routinearbeit, die keine höhere Qualifikation verlangt, aber viel Zeit frisst. Sie Praktikanten zu übertragen kann nur eine Zwischenlösung sein.

Viel besser fahren Sie da mit externen Dienstleistern, an die Sie auch Ihr gesamtes Büromanagement outsourcen können. Ein erfahrener Anbieter ist z. B. Papier Liebl aus Regensburg (www.liebl.de).

Kommunikation (Telefon, Postgebühren)
Flatrates für Telefon, Fax und Internet sollten in deutschen Wirtschaftsunternehmen inzwischen Standard sein. Ein Grund mehr, C- und zumindest teilweise B-Teile nur noch telefonisch oder besser - da weniger zeitaufwändig - per Internet (E-Mail) zu bestellen. Auch hier gibt es derweil diverse Softwarelösungen. Der (teuren) Post sollten Sie vor allem Verträge anvertrauen.

Reisekosten
Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) hat herausgefunden, dass fast 30 % der befragten Unternehmen sich noch keine Gedanken über Online-Buchungssysteme gemacht hätten, um Reisekosten zu sparen, und 6 % sie sogar rundweg ablehnen. Ähnlich wenig effizient wird auch bei Firmenwagen vorgegangen.

Outsourcing und professionelles Fleetmanagement durch Fremdfirmen sind noch lange nicht gang und gäbe. Einsparpotenziale bieten aber auch:

• Mietwagen (Dienstleistungsspektrum vom Bring-Service über Einwegmieten bis hin zum Reisemanagement),
• Tankkarten (Rabatte und zusätzliche Serviceleistungen),
• Gruppenversicherungen (für den gesamten Fuhrpark),
• Leasingvorteile (vor allem ein Fullservice-Leasing (FSL) senkt Fuhrparkkosten durch bessere Konditionen bei Werkstätten und Händlern